Recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:
Propuestas Técnicas: que debe de incluir;
- Antecedentes: Recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.
- Naturaliza: El tipo de manual que se pretende realizar.
- Justificación: Demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportará a la organización.
- Objetivo: Logros que se pretenden alcanzar.
- Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su consecución.
- Resultados: Beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.
- Alcance: Área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/o territorial.
- Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollar.
- Costos: Estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución.
- Estrategias: Ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos.
- Información Complementaria: Material e investigación que pueden servir como elemento de apoyo
Programa de Trabajo
- Identificación: Nombre del manual.
- Responsable (s): Unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual.
- Área (s): Universo bajo estudio.
- Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
- Actividades: Pasos específicos que tienen que darse para captar la información.
- Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
- Calendario: Fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.
- Representación Gráfica: Descripción del programa en cuadros e imágenes.
- Formato: Presentación y resguardo del programa de trabajo.
- Reportes de Avance: Seguimiento de las acciones.
- Periodicidad: Espacio de tiempo dispuesto para informar avances.
Presentación del Proyecto a las Autoridades Competentes
A) PARTICIPANTES: Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:
- Área (s) que intervendrán directamente en su aplicación por lo cual tiene la obligación de conocer el proyecto en forma detallada.
- Área afectadas por la implementación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse.
- Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica.
B) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN. Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación.
Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención que tiene la organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integración del manual se vería seriamente dificultada.
Captación de la Información
Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.
A) CAPACITACIÓN DEL PERSONAL. Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que se utilizarán para el levantamiento de la información, sino también en todo el proceso que se seguirá para preparar el manual.
Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de trabajo adoptados, calendarización de actividades, documentos que se emplearán (Cuestionarios, formatos, etc), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de información a captar y distribución del trabajo a cada persona.
Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la información.
Es recomendable efectuar un estudio en un área piloto, para luego comparar y evaluar los resultados obtenidos.
B) LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, por lo cual genera retraso y desperdicio de recursos.
Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la información, así como con las áreas u organización con otra ubicación física.
Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las siguientes técnicas de recopilación.
Investigación Documental. Esta técnica permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurídicos-administrativos, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todo aquellos que contengan información relevante para el estudio.
Consulta a Sistemas de Información. Acceso a sistemas computacionales que contiene información y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar información interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a través de redes.
Encuestas. Este método implica la realización de entrevistas personales con base en una guia de preguntas elaborada con anticipación. También se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido homogéneo.
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