Controles Admnistrativos

El Control Administrativo tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario.

Tipos de Control

• Control de sí o no. En el cual se detiene el proceso de ejecución y se hace depender su contratación de la decisión que se tome. El control de calidad por inspección es de esta naturaleza.
• Control post-acción. En este caso se espera a que termine la ejecución, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control.
• Control prospectivo. En éste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecución, seguidamente se calcula la desviación entre el resultado proyectado y el estándar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratégico.

Sistemas de Control

• Sistemas de Control por excepción. Según el principio de Pareto "En un conjunto de elementos que se van a controlar, un pequeño porcentaje en términos de causas es equivalente a un porcentaje grande en términos de efecto."
• Sistema de control preventivo. Este sistema busca aplicar las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuación. Se compone de un pronostico del resultado probable seguido de una evaluación y corrección respectiva.
• Sistema de información y control. El sistema de información es indispensable en el proceso de toma de decisiones; pero muy especialmente en los procesos de planeación y control.
• Sistema de control empresarial. Se entiende por sistema de control empresarial al conjunto de todos los controles de la compañía y sus interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como:

1. Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos personales en detrimento de los objetivos organizacionales.
2. Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organización, incluyendo un análisis de los sistemas de información para que se lleve a a cabo la integración de la empresa.
3. Garantizar la obtención de los objetivos de la organización, lo cual se puede lograr mediante la fijación de objetivos estratégicos, que arrastrarían todas las demás metas.
4. Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentación para la identificación de problemas. En este sentido se requiere una operación continua de los sistemas de información

Elaboración y Aplicación de Procedimientos de Trabajo

Recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

Propuestas Técnicas: que debe de incluir;

• Antecedentes: Recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.
• Naturaliza: El tipo de manual que se pretende realizar.
• Justificación: Demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportará a la organización.
• Objetivo: Logros que se pretenden alcanzar.
• Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su consecución.
• Resultados: Beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.
• Alcance: Área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/o territorial.
• Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollar.
• Costos: Estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución.
• Estrategias: Ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos.
• Información Complementaria: Material e investigación que pueden servir como elemento de apoyo

Programa de Trabajo

• Identificación: Nombre del manual.
• Responsable (s): Unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual.
• Área (s): Universo bajo estudio.
• Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
• Actividades: Pasos específicos que tienen que darse para captar la información.
• Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
• Calendario: Fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.
• Representación Gráfica: Descripción del programa en cuadros e imágenes.
• Formato: Presentación y resguardo del programa de trabajo.
• Reportes de Avance: Seguimiento de las acciones.
• Periodicidad: Espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

Presentación del Proyecto a las Autoridades Competentes

A) PARTICIPANTES: Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:

• Área (s) que intervendrán directamente en su aplicación por lo cual tiene la obligación de conocer el proyecto en forma detallada.
• Área afectadas por la implementación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse.
• Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica.

B) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN. Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación.

Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención que tiene la organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integración del manual se vería seriamente dificultada.

Captación de la Información

Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.

A) CAPACITACIÓN DEL PERSONAL. Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que se utilizarán para el levantamiento de la información, sino también en todo el proceso que se seguirá para preparar el manual.

Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de trabajo adoptados, calendarización de actividades, documentos que se emplearán (Cuestionarios, formatos, etc), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de información a captar y distribución del trabajo a cada persona.

Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la información.

Es recomendable efectuar un estudio en un área piloto, para luego comparar y evaluar los resultados obtenidos.

B) LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, por lo cual genera retraso y desperdicio de recursos.

Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la información, así como con las áreas u organización con otra ubicación física.

Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las siguientes técnicas de recopilación.

Investigación Documental. Esta técnica permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurídicos-administrativos, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todo aquellos que contengan información relevante para el estudio.

Consulta a Sistemas de Información. Acceso a sistemas computacionales que contiene información y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar información interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a través de redes.

Encuestas. Este método implica la realización de entrevistas personales con base en una guia de preguntas elaborada con anticipación. También se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido homogéneo.

Formación y Contratación de Personal Técnico

El fondo de este problema es bien conocido: sencillamente no existen carreras profesionales y técnicas en informática diseñadas para satisfacer completamente los verdaderos requerimientos de las empresas.

Pero el problema real es el riesgo que se enfrentan las empresas si desarrollan sistemas eficientes e incongruentes con sus necesidades reales, mas si son empresas que no pueden o no quieren sufragar a los gastos de capacitación.

Compromisos de Trabajo

A los directivos se les supone el compromiso, pero cada vez se espera -y se precisa- un mayor compromiso del resto de trabajadores con el proyecto de empresa. La verdad es que, cuando se intenta conseguir, no siempre se acierta. Mientras haya una sensible y bien notoria distancia entre el "nosotros"y el de "ellos" en las empresas, no puede esperarse que los compromisos respectivos sean comparables.

El compromiso intrínseco

El compromiso sí parece un eficaz catalizador del rendimiento; por eso no puede sorprender que a menudo se formule como destacado valor corporativo en grandes empresas: innovación, orientación al cliente, compromiso con los resultados… Obviamente, hemos de tener claro, en cada momento, con quién nos comprometemos y a qué. Cabe, desde luego, distinguir niveles generales de compromiso: “me pagan, trabajo”; “me gustan mis compañeros y mi trabajo, y lo hago lo mejor que puedo”; “me parece un proyecto estimulante y quiero formar parte de él”…

Esta última reflexión se relaciona con lo que denominamos “compromiso intrínseco”. Hemos de convenir en que el compromiso -como la motivación- es más profundo y determinante cuando genera voluntad intrínseca (exenta de “impurezas”), más allá del cumplimiento.

Una digresión

Tanto directivos como trabajadores, pueden parecer muy comprometidos con sus empresas sin que ello les impida buscar legítimamente otra, en que gozen, por ejemplo, de mayor poder o mayor beneficio económico. Pero las fugas también pueden estar lógicamente relacionadas con falta de confianza en el futuro de la empresa, o falta de sintonía con la Dirección. Si un individuo (equivocado o no) disiente de las ideas de la Dirección, no puede sentirse muy a gusto en la organización; en este caso, a veces lo que parece compromiso es simplemente sumisión o acatamiento. Ya se ve que la Dirección no sólo debe tener buenas ideas o estrategias, sino también comunicarlas de forma convincente al resto de la organización, si es que busca el compromiso colectivo.

Compromiso y rendimiento

No cabe esperar un elevado rendimiento construido sobre esfuerzos desalineados; sabemos que no se trata tanto de trabajar mucho, como de trabajar bien en la dirección establecida y generando los resultados deseados: si estuviéramos convencidos de que nuestro trabajo es bueno, está bien orientado, contribuye a los resultados y goza de reconocimiento, eso realimentaría nuestro compromiso y nuestra motivación, en beneficio del rendimiento.

Evaluación de Peticiones de Trabajo

El área de informática tiene particularidades que la hacen distinta a otras disciplinas. Además de los aspectos tecnológicos, que la hacen particularmente dinámica, existen los aspectos relacionados con la realización de proyectos de desarrollo y mejoramiento, las características intrínsecas de la estructura del "software" y su desempeño, así como la utilidad que proporcionan los sistemas informáticos a las organizaciones y a la comunidad.

La abundancia de la información genera durante las actividades productivas y evaluativas durante el desarrollo, la instalación y la operación requiere de mecanismos de selección y simplificación que la hagan manejable y de utilidad a los productores y promotores de los sistemas. Una plataforma de evaluación puede considerarse como un mecanismo de ayuda, por cuanto organiza los diversos tipos de información de una manera estructurada.

Asignación Equilibrada de las Ordenes de Trabajo

Áreas funcionales

1 Área administrativa. A continuación se mencionan las actividades de cada una de estas áreas todas son con el objetivo de cumplir sus funciones dentro de un centro de cómputo.

• Capacitación. Coordinar y desarrollar cursos y seminarios para preparar al personal a fin de que pueda ser un mejor uso de los recursos tecnológicos y materiales del centro de cómputo.
• Biblioteca. Mantener al día la información a cerca de los recursos tecnológicos existentes en el centro de cómputo a través de documentales,manuales del equipo y revistas especializadas de computación.
• Seguridad. Garantizar la protección del personal que labora dentro de la organización, así como mantener la integridad de la información y equipo.
• Control de personal. Seleccionar y asignar el personal idóneo para cada puesto así como controlar su ausencia (falta) y cumplimiento de obligaciones.
• Contabilidad. Llevar el registro del estado financiero en que se encuentra el centro de cómputo esto es para que el presupuesto asignado se distribuya y se gaste en lo planeado.
• Presupuestos. Controlar los montos ($) y los recursos asignados a cada uno de los rubros que le corresponden al centro de cómputo.
• Almacenes. Controlar y garantizar la existencia de los deferentes materiales y equipos y suministros que se utilizan dentro del centro de cómputo.
• Mantenimiento. Conservar en buen estado las instalaciones el equipo y el software de la entidad.
• Transporte. Cubrir las necesidades de distribución de materiales, equipo suministro e información fuera de la empresa y que requiera el centro de computo.
• Organización. Definir procedimientos acordes a los objetivos del centro de cómputo para lograr un adecuado funcionamiento dentro de la organización.
• Inventario. Controlar la asignación de materiales a las diferentes áreas del centro de cómputo.
• Comunicación. Mantener al personal informado de acuerdos, determinaciones y en general de todo tipo de avisos de interés general que se dan dentro de la empresa y que le afecta directamente al centro de cómputo.

2. Área de sistemas

• Análisis de estándares. Definir y difundir la estandarización de los elementos involucrados en el desarrollo de los sistemas, las técnicas de diseño, programación, definición de archivos, registros campos, longitudes y nombres.
• Análisis de sistemas. Definir el conjunto de procedimientos y/o programas que constituyen a cada sistema en cargándose de la supervisión de su desarrollo y documentación.
• Análisis administrativos. El desarrollo de sistemas, mantenerlo informado a cerca del avance. Mantener comunicación directa con el usuario a fin de interpretar correctamente sus necesidades y proponerle alternativas de solución una vez, comenzado.
• Programación. Elaborar en base a las especificaciones definidas en el análisis del sistema los programas que constituyen el área de producción y desarrollo del centro de computo
• Estudios de nuevos proyectos. Investigar sobre nuevas aplicaciones de software e innovaciones de hardware que surgen en el mercado para evaluar en que grado convendría a la empresa su adquisición.

3 Área de operación

• Captura. Satisfacer las necesidades de captación de información con el objetivo de que esta pueda ser procesada por el equipo de cómputo.
• Cintoteca. Llevar acabo el control de entrada salida préstamo y obsolescencia de las cintas que se manejan en el centro de cómputo.
• Recepción. Efectuar el control de la recepción y entrega de trabajos a procesar en el computador.
• Operación. Es manejar los deferentes dispositivos del equipo de cómputo establecido.
• Terminales. Supervisar el funcionamiento y utilización de videos, lectoras e impresoras remotas.

4 Área de programación en sistemas

• Generar y mantener el sistema operativo.
• Controlar las bibliotecas operativas
• Controlar el uso del computador
• Llevar acabo respaldos de la informática
• Elementos que constituyen un centro de cómputo

Recursos Humanos. la cantidad y diversidad del personal de un centro de cómputo puede variar de una empresa a otra sin embargo existe una clasificación de puestos típicos comunes a la mayoría de esta entidad tales como:

• Jefe de la unidad
• Jefes de área
• Analistas
• Programadores
• Operadores
• Personal de apoyo técnico
• Personal de captación y validación de datos
• Personal de servicios auxiliares y
• Personal administrativo.

Organización Adhocracia

La idea central es el aprendizaje. Organizaciones más complejas, en que se requiere la combinación de trabajos a través de equipos interdisciplinarios y coordinados mediante el compromiso común en proyectos innovadores. Tienden a desaparecer la línea y el personal de apoyo. La dirección más bien moldea que dirige.

ADHOCRACIA

Es la ADHOCRACIA los profecionales deben conbinar esfuerzos, se forma unidades con grupos de proyectos para llevar acabo su trabajo de innovacion, se estrable entonces gerentes funcionales, de proyectos e integradores, posiciones de enlace para convinar los esfuerzo entre los distintos grupos y entre otros y las unidades funcionales.

Se identifican 2 clases de ADHOCRACIA:

1) ADHOCRACA OPERATIVA:

Esta lleva acabo proyectos por encargo de clientes trata cada problema como unico, para resolverlo creativamente. El centro operativo y las estructuras administrativa a bajan integrados aun unico esfuerzo.


2) ADHOCRACIA ADMINISTRATIVA:

Una estructura compuesta por dos partes, la parte adminitrativa lleva acabo el trabajo de diseño conbinado la administracion delinea con las expertos asesores en equipo de proyecto.

Organización Burocracia Profesional

La idea central es la capacitación. Las actividades giran en torno de un conjunto de unidades “semiautónomas” dentro de las cuales los profesionales individuales trabajan en forma autónoma, sometidos a los controles de la profesión. Coordinación a través del conocimiento de los mismos profesionales. Por ello, la necesidad de que éstos estén altamente entrenados en el núcleo operativo y con considerable personal de apoyo. La Tecnoestructura y línea media no son muy elaborados. Sí el staff de apoyo, para dar asistencia a los profesionales.

Burocracia profesional: Se apoya en la estandarizacion de conocimientos y habilidades bien entrenados para realizar las tareas operativas se entrega poder no solo a ellos si no a quienes los selccions y a diestran.

La estuctura es muy descentralizada, los profesionales trabajan en forma independiente.

Organización Burocracia Divisionalizada

La idea central es la concentración. La coordinación se lleva a cabo mediante la estandarización de productos de distintas unidades de producción. La línea media de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonomía. Las divisiones dirigen en forma autónoma los negocios. Es la forma típica que adoptan las organizaciones grandes y maduras, especialmente grandes corporaciones. Aunque en forma creciente, en esferas públicas y universidades.

Burocracia divisionalizada: Es una serie de entidades mas bien independientes que se encuentran unidas por una administracion suelta. A diferencia de la burochacia profesional, las divisiones se encuentran en la linea media y no en el centro operativo.

Organización Máquina Burocratica

Organizacion maquina burocratica: Es la consecuencia de la industrialazacion donde se enfatiza la estandarizacion del trabajo. Elabora su adminsitracion necesitando analisis para diseñar y mantener sus sistemas y de estadarizacion.

La dependencia que se genera de estas les otorga un cierto grado de autoridad informal.

Existen en nuestra sociedad, en particular en el Estado, unas estructuras que se comportan como “máquinas afinadas”, preparadas para repetir procesos específicos. Son las llamadas burocracias mecánicas o “máquinas burocráticas”.

Peter Drucker, especialista en management, también la llama organización funcional. Es la organización que nace con la Revolución Industrial como consecuencia de la industrialización, donde se enfatiza la estandarización del trabajo y la empresa de producción en masa. Muchas organizaciones desde fines del siglo XIX hasta nuestros días han mantenido estos tipos de estructuras. Entre otras, podemos mencionar:

•Fábricas de productos de consumo masivo
•Organizaciones de la administración pública
•Organizaciones de recaudación de ingresos públicos
•Organismos de control
•Organismos de seguridad
•Compañías aéreas
•Bancos.

Las características de estas organizaciones pueden racionalizarse a través del modelo de control social presentado a principios del siglo XX por Max Weber; la burocracia. Los objetivos originales del modelo eran:

* Eficiencia
* Racionalidad

Para el logro de éstos se apoya en una estructura jerárquica, impersonal, fuertemente centralizada e inflexible.

Para Max Weber, la burocracia es el tipo “ideal” de estructura, no en su perfección, sino en cuanto a su forma pura.

El modelo burocrático original se basaba en una estructura altamente profesionalizada. Quienes desempeñan funciones y se les paga por ello deben ser funcionarios profesionales, para asegurar la objetividad en el desempeño del puesto y evitar la interferencia de otros factores.

En la cobertura de cargos dar prioridad a los funcionarios de nivel inferior inmediato, siempre que cuenten con idoneidad para ello. Esto requiere de un sistema permanente de capacitación y adoctrinamiento en todos los niveles, para que en cualquier momento un funcionario pueda reemplazar a otro, sin que ello afecte la eficiencia organizacional.

La máquina burocrática es una organización cuyo comportamiento es predeterminado o predecible, es decir, estandarizado; en particular, estandariza los procesos de trabajo.

El núcleo de operaciones es amplio y racionalizado.

Los trabajos son rutinarios y repetitivos. Se enfatiza la división del trabajo, o especialización tanto horizontal (cantidad de tareas) como vertical (si el control está en manos de quien realiza la tarea operativa). Requiere de los empleados comportamientos altamente formalizados, con trabajos muy estandarizados. Sin libertad para elegir qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo.

Por su sencillez, requieren poca capacitación, la que puede adquirirse en la misma organización. Las unidades que forman la estructura son amplias. El agrupamiento elegido es de tipo funcional. Este tipo de organización requiere una estructura administrativa compleja, pues los numerosos niveles jerárquicos la necesitan a efectos de lograr coordinación entre los sectores funcionales (son numerosos).

La estructura posee una clara diferenciación entre línea y staff. Es decir, estricta separación entre los que realizan el trabajo (personal de línea) y los que planifican y diseña el trabajo (personal de staff). Si bien la autoridad está centralizada, los empleados “tecnocráticos”, cuya responsabilidad es la estandarización de las tareas operativas, se reservan cierta autoridad de tipo informal (áreas de Personal, por ejemplo), por cuanto son necesarios para diseñar y mantener sus sistemas de estandarización.

Surge una amplia jerarquía en la línea media para la supervisión del trabajo y para solucionar los conflictos que nacen inevitablemente de la departamentalización. Línea de mandos medios muy desarrollada.

Los ejecutivos del nivel medio están al frente de grandes unidades funcionales. No trabajan por lo general en equipo y tienen una visión parcial de los problemas de la organización. Esto alienta a la llamada cultura de “reinos”. El máximo nivel de la organización es el único que tiene una perspectiva global. En general, centralizada verticalmente, con la autoridad formal concentrada en la cumbre.

Amplio staff de apoyo debido a que necesita de estabilidad para operar.

La toma de decisiones sigue la línea de autoridad formal, a través de reglamentaciones, normas, disposiciones, de modo tal que se centraliza la toma de decisiones.

La máquina burocrática funciona de acuerdo a los principios clásicos de gestión:

Autoridad formal. La autoridad circula en sentido descendente y existe el respeto al principio de unidad de mando. Clara distinción entre línea y staff.

Obsesión por el control. La administración se preocupa por el cumplimiento de las reglas y procedimientos que deben seguir los empleados, quienes tienen escasa autonomía en la ejecución de sus tareas. Esto intenta eliminar cualquier tipo de contingencia. Todo tiene que estar previsto para que la organización burocrática funcione sin sobresaltos, como una máquina aceitada. Por ello, la organización intenta aislar a los empleados del núcleo operativo de toda influencia externa o hecho nuevo. Otra de las manifestaciones del control es en lo relacionado con la contención de conflictos. Esta estructura no resuelve conflictos, por su cerrada atmósfera laboral, utiliza mecanismos por los cuales los trabajos pueden realizarse, a pesar de la presencia de conflictos.

Organización Emprendedores

Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña en un medio ambiente de cambio rápido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los sistemas de información están pobremente planeados.

La idea predominante es la dirección. Las actividades giran en torno del director general, quien ejerce el control personalmente, por ello la coordinación la lleva la cumbre estratégica mediante supervisión directa. Mínimo de personal, mínima línea media y escaso staff de apoyo.

Posiblemente uno de los temas que más han ganado en notoriedad dentro de las distintas culturas latinoamericanas a partir de la globalización financiera y de negocios, tiene que ver fuertemente con los empresarios - emprendedores y los distintos modelos de creación / desarrollo organizacional. En The Organization Development Institute International, Latinamerica nos llegan muchas preguntas e inquietudes relacionadas con el tema de desarrollo de emprendedores y empresarios, que representa uno de nuestros focos principales. Le pedimos por favor al lector que, en este punto, distinga a los empresarios y emprendedores de aquellos que se han gestado en el mundo de las empresas y los negocios como contratistas del Estado.

En esta jornada que iniciamos en el año 1997 y que a continuado hasta el presente, hemos de explorar como mucho de la confusión existente entre los atributos, competencias, conocimientos, destrezas, preferencias y necesidades del empresario – emprendedor no puede vincularse de manera única y unívoca con el “desarrollo de una carrera como empresario”, la que usualmente es descripta como el proceso de una empresa Pymes a una empresa de mayor envergadura con mayor número de personal.

Ubicación en las diferentes Estructuras Organizacionales

Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y consciente, que a su vez están sujetas a una serie de restricciones y en base a determinados recursos.

La determinación de objetivos permite a la organización contar con una guía en su accionar.

Toda organización durante su existencia realiza un proceso cíclico (por períodos) de formulación de objetivos. Previo a esto, en el nivel superior se define la misión de la organización, cuyo concepto posee mayor relevancia y en el tiempo mayor duración que el de objetivos.

La misión de una organización consiste en la expresión de su razón de existir. Posee características que superan el espacio temporal y espacial de la organización, con lo cual, queremos decir que se ubica delante de cualquier objetivo particular. En definitiva, la misión es la definición precisa de la actividad central de la organización y guía el destino de la misma. Si bien, debe estar sujeta a revisiones periódicas, una misión perfectamente definida, debe poder perdurar por mucho tiempo.

Una vez que la organización haya podido definir con precisión su misión, es posible la determinación de objetivos que sean específicos, realistas y conducentes de su accionar.

Por lo tanto, el punto de partida del diseño estructural es la consideración de la misión de la organización, ya que ella fundamentará sus objetivos, estrategias, los planes y sus actividades.

A partir de los atributos mencionados, es decir, mecanismos de coordinación, partes o sistemas, parámetros de diseño y factores de situación, Mintzberg plantea su “hipótesis de configuración”, que postula que las organizaciones efectivas logran una consistencia interna entre sus parámetros de diseño, así como su compatibilidad entre sus factores situacionales.

Nuevas responsabilidades del Directivo Informático

El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Su importancia es tal, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo se considera como un procedimiento “no importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas.

Las empresas están preocupadas por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción, retribución, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP)

Por lo anterior es necesario definir las responsabilidades, para el directivo de la organización:

1. Administrar y supervisar la planta técnica y administrativa asignada.

2. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta técnica y administrativa asignada, manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organización, y en especial las funciones, responsabilidades y actividades de los Secretarios Técnicos que lo asistan.

3. Realizar toda incorporación y/o desarrollo de nuevas tecnologías o recursos, ya sea que se adquieran a terceros y/o se desarrollen en la organización, en forma coordinada con los futuros usuarios y receptores de las mismas y con los responsables de las distintas áreas a las que estos pertenezcan, involucrando a estos últimos en forma previa a cualquier incorporación y/o desarrollo, para asegurar una correcta y completa evaluación de los objetivos que se persiguen, de las necesidades a las que se atenderán y del impacto que tendrá la incorporación de la nueva tecnología y/o desarrollo.

4. Resguardar y aumentar el capital estructural que la organización adquiera a través del desarrollo de las actividades del Departamento, manteniendo a tal fin debida documentación referida a las tecnologías y recursos existentes y a las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por desarrollos propios.

5. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las dependencias en las que funcione el Departamento y espacios físicos para alojar equipamiento informático y de comunicaciones que se ponga a disposición para uso de usuarios.

6. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del Departamento, aparte de los informes periódicos que se considere necesario formular o que le sean solicitados.

7. Convocar periódicamente las reuniones del Departamento y documentar lo tratado en las mismas.

Reingeniería de la Administración de Tecnología de la Información

La reingeniería de los procesos surge como respuesta a las ineficicencias propias de la organizacion funcional en las empresas y sigue un método estructurado consiste en:

•Identificar los procesos clave de la empresa
•Asignar responsabilidades sobre dichos procesos a un “propietario”
•Definir los limites del proceso
•Medir el funcionamiento del proceso.

La Calidad Total en la Administración de Tecnología de la Información

Concepto que centra la atención de la administraci'on total de la organización para proporcionar calidad a lo clientes.

•la participación del empleado.
•el centrar la atención en los clientes.
•el benchmarking.
•el mejoramiento continuo.

LA PARTICIPACION DEL EMPLEADO:

Con la participacion delos empleados se esta consiguiendo la optimizacion de los recursos, su implicación conduce ala consecucion.

EL CENTRAR LA ATENCION EN LOS CLIENTES:

Si se trata de centrar la atención de los clientes es las necesidades y expectativas, estas seran mejor atendidas si el coste trasnladado al cliente es mas bajo.

EL BENCHMARKING:

Es un proceso es virtud del cual se identifican las mejores practicas en un determinado proceso o actividad, se analizan y se incorporan a la operativa interna de la empresa.

EL MEJORAMIENTO CONTINUO:

Es un proceso donde la perfección es una busqueda constante.

Tendencias de Hardware, Software, Datos y Comunicaciones

Es importante conocer las nuevas tendencias y su impacto en el proceso de desarrollo e implementacion de sistemas de informacion.

La industria informatica ha sido la de mayor crecimiento en la ultima decada provocand cambios sustantivos con el resto de las industrias.

Disminución de precios:

La baja de precios en lo equipos y el software de base asociado ha acelerado el proceso de informatica en pequeñas y medianas empresas. asi como a nivel de hogares.

Aumento de potencias:

Los intensos procesos de investigacion y desarrollo producen nuevas y mejores revoluciones de mercado.

Es importante conocer las nuevas tendencias y su impacto en el proceso de desarrollo e implementacion de sistemas de informacion.

La industria informatica ha sido la de mayor crecimiento en la ultima decada provocand cambios sustantivos con el resto de las industrias. Es importante conocer las nuevas tendencias y su impacto en el proceso de desarrollo e implementacion de sistemas de informacion.

La industria informatica ha sido la de mayoEs importante conocer las nuevas tendencias y su impacto en el proceso de desarrollo e implementacion de sistemas de informacion. Es importante conocer las nuevas tendencias y su impacto en el proceso de desarrollo e implementacion de sistemas de informacion.

La industria informatica ha sido la de mayor crecimiento en la ultima decada provocando cambios sustantivos con el resto de las industrias.

Tendencias de las Tecnologías de Información

Cuando se habla de tendencias, se habla de dirección y de la posibilidad de que en un futuro ciertas tecnologías que todavía no tienen nombre y apellido, alcanzen la madurez como para ser comerciales viables porque pueden insertanse armonica o revolucionaricamente en el mercado de que se trate.

El futuro ambiente tecnologico, debra considerar la adaptación de modelos de negocio centrados en la web.

La Función Informática y su Relación con el Ciclo Competitivo de las Organizaciones

Cualquier empresa, en algún momento, se encuentra inmersa en cierta fase de lo que he llamado ciclo de crecimiento competitivo, dentro del cual la informática juega un papel protagónico y definitivo. Dependiendo de la fase por la cual la empresa este pasando, la informática se puede aprovechar de manera preponderante, siempre y cuando se este preparado para hacerlo.

En este punto radica una gran deficiencia del área de informática, pues al encontrarse aislada y ajena a los objetivos de negocio de la empresa, generalmente no puede actuar de manera oportuna ni efectiva, y aunque apoya, en esencia esto no es solo lo que se quiere de ella.

El área de informática debe estar activa durante todo ese ciclo, no solo cuando su apoyo sea urgente para resolver algún problema. Mientras la estructura organizacional interna del área de informática se encuentre centralizada, vista como un simple apoyo (aunque ahora se acepte como un apoyo fundamental) y no diseminada en toda la organización de manera descentralizada, contempla como una función vital, esta deficiencia permanecerá irremediablemente de manera indefinida.

Importancia de la Administración de la Función Informática

Primero que nada se define la administracion de la funcion informatica como un fenómeno que se presenta ante la necesidad y exigencia del despilfarro de tecnologia.

Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier organización, en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir el administrador no pude, ni debe hacer todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su función y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera.

En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el licenciado. En informática que generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnología, y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad de el admón. De la función informática el uso de la tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de la misma.

Importancia de la Función Informática

Actualmente en todas las empresas ya sea micro, mediana, grande o transnacional, incluyen el uso de tecnologías de informacion en sus procesos de administracion, producción, manejo de recursos humanos, capacitación, desarrollo de sistemas etc.

A tal grado que si se suspende la función informática se paralizan automaticamente las demás funciones de la empresa, e incluso puede afectar a otras empresas asociadas a esta.

EL FACTOR AFI

Se introduce en el año de 1992 cuando las areas informaticas con su estructura centralizada, ya no responden a las necesidades de las organizaciones tremendamentes cambiantes en la actualidad.

1.- El desarrollo informatico en Mexico ha sido lirico. se construto son absoluta ligereza e improvisacion, debido al poco interes de las autoridades academicas ya la carencia de inversion en el desarrollo de nuevas tecnologias.

2.- Debido al desconocimiento que habia respecto de las ventajas competitivas de la tecnologia, se genera un despilfarro computacional.

Puedes consultar la siguiente información en el siguiente archivo

1. La Informatica y la Organización

Cuando se habla de la Función Informática se definen temas como son: nuevas Aplicaciones Tecnológicas, nuevos Dispositivos y nueva forma de Elaborar Información consistente y la base que lo hace posible es la Información.

Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la Información dentro de la función informática:

1.- La Informática debe ser almacenada y procesada por computadora.
2.- Debe ser confidencial para algunas personas.
3.- Puede ser mal utilizada o divulgada.
4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude.

La Administración es el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que el personal pueda trabajar de tal forma que pueda alcanzar las metas seleccionadas.

- Funciones de la Administración:

*Planear
*Organizar
*Integrar
*Dirección
*Control

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Introducción a la materia

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