3. Planeación de Centros de Informática

El presente material contine información acerca de los centros de computo, de los departamentos que pueden o deben componer un centro de computo, de las funciones que cada uno de ellos deberán realizar así como del perfil que deberán tener las personas que en determinado momento puedan ocupar esos puestos.

Documentación complementaria para analisis del tema actual

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Aplicación de los niveles de Planeación

Planeación: Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

La Planeación también es considerada como uno de los principales elementos del proceso administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructura de un Centro de Cómputo; como tal considera los siguientes niveles:

Planeación Estratégica

Se refiere a las estrategias a seguir en la construcción del Centro de Cómputo. ¿Porqué construirlo?. Cuando se responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construcción del mismo.

En todo centro de computo existen variables para su Planeación Estratégica y es que en todo centro de computo debe haber áreas de trabajo para cada una de las funciones que se realiza de entre las cuales podemos mencionar:

• Supervisor de Red: Puesto más nuevo dentro del área que se trata de administrar, ejecutar y desarrollar las funciones que tiene que ver con las instalaciones de la red.
• Área de Análisis: Aquí se analizan los problemas de la empresa para darle una solución sistematizada.
• Área de Programación: Recibe información del área de análisis para codificar los programas que se van a suministrar al sistema de computo.
• Área de Capturar: Lugar en el cual se almacena la información en la computadora para su procesamiento.
• Operadores de Computo: Es donde se encuentra el responsable de administrar la consola de sistema.

Planeación Táctica

Hace referencia al empleo efectivo de todos los elementos o recursos para el logro de las metas establecidas.

La Planeación Táctica define con claridad qué desea o qué pretende lograr su institución o empresa, cómo y cuándo se realizará esto y quién será el encargado.

También conocida como media, se da en directivos medios. La Planeación Táctica presenta características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistématica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistema. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser felxible para aceptar ajustes y correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinámica e interactiva con los demás y es una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos que se desean alcanzar.

El nivel táctivo es la toma de decisiones, el seguimiento y control parcial.

Una planeación táctica de la selección de los medios por los cuales han de perseguirse objetivos específicos. Estos objetivos, en general, los fija normalmente un nivel directivo en la empresa.

La Planeación Táctica toma un concepto de toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos mas limitados, plazos más cortos, áreas menos amplias y niveles medios en la jerarquia.

La Planeación Táctica se refiere al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de objetivos dados y especificos.

La Planeación Táctica es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeación estratégica.

Partes de la Planeación Táctica

• Objetivo.- Son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organización.
• Política.- Son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos aquellos aquien corresponden tomar decisiones.
• Procesamientos.- Es un plan que indica la cronología secuencial más adecuada para lograr óptimos resultados en cualquier área de la organización.
• Reglas.- Son guías de acción, más que para el pensamiento.
• Proyecto.- Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente.
• Programa.- Es un conjutno de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo propuesto.
• Presupuesto.- Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numérica.

Características fundamentales:

• Establece los canales o rutas por donde se desarrolarán las acciones.
• Define lo elementos clave o componentes críticos de éxito para el seguimiento.
• Establece hasta dónde se va ha llegar dentro de una línea de tiempo.

Planeación Operativa

En esta etapa de la planeación, el administrador de centro de cómputo debe seleccionar al personal que se requiere para la operación del centro de sistema de acuerdo con su perfil profesional, su preparación y su experiencia en el ámbito laboral.

Por lo tanto se debe de considerar las siguientes preguntas:

• ¿Cómo va a funcionar el Centro de cómputo?
• ¿Qué Software será necesario?
• ¿Qué Hardware se requerirá?
• ¿Qué servicio va a prestar?. etc.

Por lo que la Planeación Operativa; es la manera de organizar el personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asigne dentro de su departamento, como se muestra a continuación:

• Ingeniero en Sistemas de Cómputo: Persona con los conocimientos más profundos en el campo de la informática, por lo general es el encargado de administar los centros de cómputo.
• Lic. en Sistemas de Cómputo: Persona con conocimiento informático enfocados al área de la administración.
• Surpevisor de Red: Persona capaz de administrar, supervisar y desarrollar las aplicaciones y el mantenimiento de la red.
• Analista de Sistemas: Persona capacitada para analizar y solucionar los problemas o percances que surjan dentro de la empresa, elaborando para su desempeño (algoritmos, diagramas de flujo) y otros recursos del analista.
• Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos en programación, con los cuales desarrolla y programa las computadoras del centro de cómputo.
• Capturista de Datos: Responsable de alimentar la información al sistema de cómputo, sus capacidades deben ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesaddor de texto, hoja de cálculo, bases de datos y paqueteria en general.)
• Operador de Computadora: Persona con amplios criterios que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas.

La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionista tipico del enfoque de sisterna cerrado. Se organiza con base a los procesos programables y técnicas computacionales, se preocupa del por qué hacer, orientándose a la optimización y maximización de resultados. Su alcance es inmediato y local, distiguiéndose por definir las tareas operacionales y su problema básico es la eficiencia.

Características:

• Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica.
• Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.
• Trata con actividades normalmente programables.
• Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.
• Normalmente cubre periodos reducidos.
• Su parámetro principal es la eficiencia.

Planeación de Recursos

Dentro de este ámbito deben considerarse los recursos económicos que va a requerir la construcción del cento de cómputo. ¿Cuánto dinero se va a ocupar?.

En esta etapa de la planeación el jefe, encargado o administrador del centro de computo, organiza los recursos económicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento.

La planeación de recursos en un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:

• Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seuridad, etc.
• Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.
• Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, asói como materiales directos e indirectos.

Planeación de Personal

En la planeación del personal, se debe de considerar las siguientes preguntas:

• ¿Quienes van a operar al Centro de Cómputo?
• ¿Cuáles serán sus funciones?
• ¿Qué cantidad de personal será necesaria?, etc.

Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la función de personal y para desarrollar estrategia adecuadas para alcanzar tales objetivos. La planeación de recursos humanos puede hacerse de unamanera relativamente formal o informal. El proceso de planeación d erecursos humanos tiende a seguri un modelo congruente que comprende: Objetivos organizacionales, pronósticos, planes y programas, evaluación.

En esta etapa de la planeación, el administrar de centro de cómputo debe seleccionar al personal que se requiere para la operación del centro de sistemas de acuerdo con su perfil profesional, su preparación y su experiencia en el ámbito laboral.

Una de las partes más importantes dentro de la planeacón de la auditoría en informática es el personal que deberá participar y sus características.

Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realización de la auditoria se deben tener personas con las siguientes características:

• Técnico en Informática.
• Experiencia en el área de informática
• Experiencia en operación y análisis de sistemas.
• Conocimientos de sistemas más importantes.

Planeación de Infraestructura Física

La ubicación física e instalación de un centro de cómputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc.

Generalmente, la instalación física de un centro de cómputo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos:

• Local físico.- Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles.
• Espacios y movilidad.- Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc.
• Iluminación.- El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.
• Tratamiento acústico.- Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas tanto el ruido como la vibración se encuentra amortiguados.

Los principales requisitos de un centro de sistemas son:

• Conexión a tierra física.
• No Break (Baterias o pilas).
• Reguladores de corriente.
• Aire acondicionado.
• Extiguidores.
• Mobiliario.
• Etc.

Planeación de Infraestructura Tecnológica

Los Planes de Infraestrucutra Tecnológica a corto y largo plazo se refiere entre otras cuestiones a las estrategias empresariales respecto a:

• La arquitectura de sistemas: Que se refiere al tipo de Sistemas que utilizará la empresa, la manera en que se interrelacionarán los sistemas, el grado de automatización al cual pretende llegar la empresa, el alcance de cada uno de los sitemas, y aspectos similares.
• La dirección Tecnológica: Consiste en la elección de alguna línea de hardware y software de base. En general lo habitual es que se decida la ejecución de cierto tipo de aplicaciones utilizando una línea de hardware y software, u otra en otro tipo de aplicaciones. Los tipos de aplicaciones pueden ser por ejemplo: Sistemas Corporativos, Sistemas de Análisis de Datos, Sistemas de Toma de Decisiones, Ofimática, Editoración Electrónica, Inteligencia Artificial, etc.
• Las estrategias de migración: La constante evolución tecnológica exige cada vez más frecuentes procesos de migración desde las plataformas anteriores a las nuevas. Las estrategias de migración se refiere a la determinación de que sistemas serán migrados, hacia qué tipos de plataforma, en qué momento, y de qué manera.

El Plan de Infraestructura Tecnológica se refiere principalmente a un mayor grado de detalle en la definición de estos tres aspectos. Mientras los planes de infraestructura Tecnológica a corto y largo plazo se refiere a la tecnología de manera conceptual, el Plan de Infraestructura Tecnológica se refiere a la misma de manera más precisa, y puede llegar a especificar fabricantes, marcas, y normas especificas.

Evaluación Financiera

La evaluación financiera es aquella que toma en consideración lamanera como se obtengan y se paguen los recursos financieros necesarios para el proyecto, sin considerar el modo como se distribuyen las utilidades que genera.

En este apartado se debe explicar el monto y origen de los recursos económicos y financieros con qu se cuenta para llevar a cabo el proyecto, debiendo incluir los aspectos siguientes:

1. Origen y monto del capital.- Para tal efecto se debe indicar el capital autorizado, suscrito y pagado con que iniciará la entidad, así como la descripción y documentación que compruebe el origen y legitimidad de los fondos.
2. Políticas, metodologías y supuestos.- Se describirán las politicas, metodología y supuestos que se utilizarán para el aprovechameinto de las oportunidades que ofrece el mercado finacniero en particular y la economía en general, sobre los aspertos siguientes: De captación; De colocación y De administración.
3. Proyecto Financieras.- Deberá elaborarse proyecciones financieras qeu comprendan un periodo no menor de 5 años de operación, presentando la información siguiente:

• Supuestos para cada año de las proyecciones finacieras
• Balance general
• Estado de Resultado
• Flujo de efectivo
• Punto de equilibrio
• Estado de posición patrimonial de conformidad con los establecidos en la ley de Bancos y Grupos Financieros y
• Proyección de la posición de encaje legal. En los casos de las literales.

Estudios Técnicos

Contendrá toda aquella información que permita establecer la infraestructura necesaria para atender el segmento de mercado, así como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operación de la entidad en formación, especificándose lo siguiente:

1. Organización Empresarial.- Se describirán la organización interna de la institución, así como los distintos órganos de administración, especificando número de personal, experiencia, nivel académico y ubicación dentro de la organización.
2. Localización y Descripción.- Probable ubicación geográfica de la oficina central y de la agencias, así como explicación técnica de dicha decisión.
3. Sistemas de Información.- Descripción de los sistemas contables, administrativos, de comunicación y de monitoreo de riesgos y prevención de lavado de dinero; así como el software y hardware a utilizar.
4. Marco Legal.- El estudio deberá sustentarse en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes aplicables, debiendo considerar la incidencia de éstas en las proyecciones financieras de la entidad.

¿Para qué sirve un Estudio Técnico?


Sirve para hacer un análisis del proceso de producción de un bien o la prestación de un servicio. Incluye aspectos como: materia primas, mano de obra, maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversión requerida, tamaño y localización de las instalaciones, forma en que se organizará la empresa y costos de inversión y operación.


El objetivo del Estudio Técnico es diseñar como se producirá aquello que venderás. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial.

Estudio Económico

Estos estudios económico, deberán prever en muchos de los casos, la adquisición de bienes con antelación a la suscripción del contrato, y necesarios para la ejecución del objeto del mismo. Éstos puede ser: predios, equipos, edificadores, licencias (Cuando éstas no sean exigidas al contratista) y permisos.

El estudio económico trata, de determinar cual será la cantidad de recursos económicos que son necesarios para que el proyecto se realice, es decir, cuanto dinero se necesita para que la planta opere.

Plan Integral de Desarrollo Informático (Plan a Mediano Plazo)

La elaboración del Programa Integral de Desarrollo de Informático, es resultado de la experiencia, vocación y participación de quienes conducimos el desarrollo informático, coordinadores sectoriales, titulares de unidades de informática, usuarios y servidores públicos interesados en el impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologías de la información.

Este programa de mediano plazo, de carácter indicativo en informática, se realizó en el merco de un escenario mundial y nacional globalizado, con una tecnología en constante evolución, en donde la calidad y la satisfacción del usuario son factores que determinan tanto la competitividad de una administración pública como la percepción de la ciudadanía.

Este Programa Integral de Desarrollo Informático (PIDI), es un instrumento de impulso al uso sistemático de procesos en la administración pública, de privilegios a la información y al conocimiento sobre la tecnología, de vinculación de la informática con los objetivos estratégicos gubernamentales y de fomento a la cultura de la calidad, del trabajo en equipo y del servicio al ciudadano, en aras de contribuir a que cada día se proporcione atención en más lugares, en horarios más cómodos y en diversas modalidades.

Planes Operativos Anuales POA

Documento, no mayor de 50 páginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subatividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervención), para operativizar la intervención del Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar cumplimiento a resultados intermedios.

¿Quién elabora el POA?

La responsabilidad de la elaboración de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestión -UG, la cual decide la modalidad que utilizará para tal efecto.

• El POA es elaborado únicamente por los Co-directores.
• La Unidad de planificación/monitoreo/evaluación del Proyecto es delegada por la Co-dirección para elaborar el POA.
• Los Co-directores exigen de los diferentes departamentos o unidades de la UG del Proyeccto una contribución al POA, cada uno por su área de especialización; contribución que es posteriormente socializada en un documento armónico.

Estudios Técnicos para la Adquisición de Bienes y Servicios Informaticos

Este estudio deberá ser rendido por personal técnico, a quien se le haya encomendado en forma específica dicha labor, y deberá contar con diseños o prediseños de lo que se deberá contratar, en el caso en que éstos sean necesarios.

El estudio técnico en el proceso de contratación, brinda elementos de juicio sobre el valor total de lo contratado, y la realización en debida forma de los mismos, evita que a futuro la entidad se enfrenta a:

• Declaración desierta de la licitación.
• La necesidad de ajustar una vez en ejecución el contrato, lo contratado con la realidad del servicio u obra que se pretende.
• Reconocimiento de mayores costos.
• Y en casos extremos, desequilibrio contractual, donde debido a los cambios realizados por la administración con el objeto de ajustar el contrato, se causa detrimento al contratista.

Para realizar cualquier adquisición de Bienes y Servicios tanto del Software o Hardware, se deberán considerar los puntos siguientes.

En la siguiente direccion se mostrara un video sobres las Adquisiciones de Hw y Sw

Adquisición de Software

Los criterios para seleccionar software son:

1.- Software: Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones.

Varía de acuerdo al nivel:

• Básico: Sistemas Operativos (Seleccionar por Standard Mundial).
• Soporte: Bases de Datos (Seleccionar por Standar Mundial).

2.- Proveedor: Las características que debe tener el proveedor de información son:

• Reconocido prestigio mundial y nacional.
• Soporte técnico en instalación.
• Ayuda en problemas.
• Personal especializado.
• Tiempo de atención.
• Comunicación rápida.
• Servicios de capacitación: cursos, material, expositor, costos.
• Cartera de clietnes de software iguales al adquirirlo.
• Documentación: Facilidad de uso.

3.- Costos: Se considerá los siguiente:

• Condición de pago.
• Local.
• Inclusión de entrenamiento.
• Costos de mantenimiento.

Adquisición de Hardware

Los criterios para seleccionar Hardware son:

1.- Equipos:

• La configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos.
• Debe tener una capaciad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), horizontal (con otros equipos).
• Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial.
• Tiempo de garantía.
• Tecnología de "punta" (Alta).

2.- Proveedor: Debe tener las siguientes características:

• Reconocido prestigio local.
• Soporte de mantenimiento: personal especilizado, stock de repuestas.
• Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.
• Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquidios.
• Tiempo de entrega oportuno.

3.- Precios: Se debe considerar lo siguiente:

• Condiciones de pago.
• Detallado por componentes de la configuración.
• Descuentos por volumen.
• Costos de mantenimiento.

Solicitud de Propuesta

Todos sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad especifíca.

Los parámetros sobre los cuales deben medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda en su clafificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por escrito.

La solicitud de propuesta deberá realizarse mediante las requisiciones que deberán incluir:

• Información General
• Objetivo
• Propósito
• fecha limite de aclaraciones
• Cobertura de requerimientos.
• Minimos.
• Deseables.
• Solicitud de descripción detallada del producto o servicio.
• Solictar especificaciones detallada de servicio de soporte de usuario.
• Coordinar presentaciones.

Evaluación de Propuesta

Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenidad de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse.

Para llevar a cabo una buena Evaluación de las Propuetas presentadas deberan tomarse en cuenta los siguientes terminos:

• Vlidar los que ofrece del proveedor (credibilidad de propuesta).
• Analizar propuesta.
• Costo
• Disponibilidad.
• Calidad de Diseño.
• Soporte y Mantenimiento.
• Expansión
• Configuración
• Ambiente de Software
• Documentación
• Y porteriormente se debera verificar con terceros la información sobre los productos o servicios ofrecidos por el proveedor.

Financiamiento

Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a través de créditos. Para el caso de centros de cónputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el orien del financimiento.

Son tres los puntos que debemos considerar para el financiamiento de la adquisición del software y son:

• Renta
• Arrendamiento
• Compra

Negocio de Contrato

La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc.

La Negociación del contrato deberá contemplar entre otros los siguientes puntos:

• Obtener un contrato justo.
• Puntos de Negociación: Precios, Costos, Capacitación, Penalizaciones.
• Posibles problemas que se puedan presentar: Contrato a favor del proveedor, Vendedor profesional, comprador amateur o principiante.
• Convenios no incorporados en cláusulas.
• Ausencia de penalizaciones
• Cláusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo).

Garantia

La Garantía Limitada es válida en America Latina para los Productos de Hardware fabricados o distribuidos por Compaq Computer Corporation. Para más información acerca de los términos y condiciones de la garantía limitada, consulte el documento de Declaración Mundial de Garantía Limitada para productos Presario, Handheld, Desktop, Notebooks y Workstations para empresas y Servidores ProLiant, TaskSmart y Neoserver (inglés).

Esta Garantía limitada puede ser aplicable en cualquier país en que compaq o su proveedor de servicios autorizado ofrezca servicios de garantía suejtos a los plazos y condicones que se estavlecen en esta delcaración. La disponibilidad de servicio de garantía y el tiempo de respuesta de ésta pueden variar.

Garantía en el SITIO:

Significa que el cliente puede solicitar que la reparación bajo garantía se lleve a cabo en el trabajo o residencia del cliente. Cobertura en el sitio está disponible únicamnete en áreas metropolitanas donde se encuentre un Proveedor Autorizado de Servicios Compaq. El tiempo de respuesta es altamente despendiente de la disponibilidad del cliente y la localidad donde se encuentre.

Garantía en el TALLER:

Requiere que el cliente lleve su hardware a un provedor de Servicios Autorizados para efectuar la reparación bajo garantía.

Permiso y Licencias derechos de Autor

El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor.

El uso de Hardwar y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas:

• Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficilizado mediante el "Acta de entrega de euqipos y/o software".
• Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. Su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empres.
• El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.
• Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instaldo por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas de la empresa.
• Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departametno de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.
• El departamento de sistemas instalará el software encda computador y entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
• Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas.
• El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de rquerirse la reinstalación de un paquete determinado.
• Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencias respectivas.
• La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mendiante el "Acta de Entrega de Equipo y/o Softwaare".
• Una vez entregada los equipos de computación y/o el software por el departamento de sisemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respetiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
• Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a número de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.
• El departamento de sitemas actualizará el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, simpre y cuando se justifiquen esta actualización.

Derechos de Autor y Licencias de uso de Software

El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresada a través de cualquier medio tangible o intangible.

El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efecturar y autorizar las siguientes acciones:

• Realizar copias o reproducción de las obras.
• Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
• Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor.

Outsourcing

Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.

El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.

Razones para adoptar Outsourcing

1. Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90%.
2. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tiene que ver con la razón de ser de la compañía.
3. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.
4. Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.

Razones estratégicas más importantes

1. Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.
2. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.
3. Acelerar los beneficios de reingeniería.
4. Compartir riesgos.
5. Destinar recursos para otros propósitos.

Sistemas Outsourcing de suministros de equipo de oficina, muebles y enseres.

Según estudios realizados por Booz Allen en el año 1994 determinó una serie de situaciones como las siguientes:

• El costo de comprar en las empresas fluctúa én entre un 15% u un 30% del costo total de las compras y que están compuestas por los siguientes casos:

1. Costos del departamento de compras.
2. Costos de distribución
3. Costos de almacenamiento
4. Costos de contabilización y pagos.
5. Costos financieros.

2. Organización y Dirección de los Centros de Informática

Se conocerá la estructura organizacional, funciones, responsabilidades y controles administrativos de los centros de informática.

Conceptos

¿Que es Organización?

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

Dirección.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección.

• Es el planteamiento, organización, dirección y control de las operaciones de la empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y así mismo, los pueda alcanzar.
• Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la tarea de fincar los objetivos, alcanzarlos, determinación de la mejor manera de llevar a cabo el liderazgo y ocuparse de la manera del planeamiento e integración de todos los sistemas, en un todo unificado.

Estructura Organizacional

"Dentro de veinte años, las grandes empresas tendrán menos de la mitad de los niveles administrativos de hoy y no más de la tercera parte de administradores"

Peter F. Drucker

La organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas y sociales. EN la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Definición

Antes de hablar de Estructura Organizacional debemos definir que es estructura. Ésta define las relaciones formales y el uso que se da a las personas en las organizaciones. La realización de las actividades de una organización supone la existencia de puestos muy diversos. Ello explica que haya administradores y empleados, contadores y trabajadores de ensamble. Estas personas deben relacionarse en forma estructural para qeu sea posible coordinar eficazmente su trabajo.

Por tanto, podemos decir que la Estructura Organizacional es la distribución a lo largo de varias líneas de personas entre posiciones sociales que influyen en las relaciones de los papeles entre esa gente.

La Estructura Organizacional es un medio complejo de control que se produce y recrea continuamente en la interacción, y sin embargo, de forma a esa configuración: las estructuras se constituyen y son constituyentes.

Funciones de la Estructura Organizacional

Dentro de la Estructura Organizacional existen tres funciones fundamentales:

1. Las estructuras tienen la intención de elaborar productos organizacionales y alcanzar objetivos organizacionales.
2. Las estructuras se diseñan para minimizar, o por lo menos, regular, la influencia de las variaciones individuales sobre la organización. Las estructuras se imponen para asegurarse de que los individuos se ajustan a los requisitos de las organizaciones, y no viceversa.
3. Las estructuras son el ambiente donde se ejercita el poder (también las estructuras fijan o determinan que puestos tiene poder en primer lugar), donde se toman decisiones (el flujo de información que entra en una decisión está determinada en gran parte por la estructura) y donde se desarrollan las actividades de las organizaciones (la estructura es la arena para las acciones organizacionales).

Funciones del Personal

Dentro de una empresa, el Centro de proceso de datos o centro de cómputo cumple diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que existen en él, las cuales se engloban a través de los siguientes departamentos:

Explotación de Sistemas o Aplicaciones.

La explotación u operación de un sistema informático o aplicación informática en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de soporte, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, entre otros.

Soporte Técnico a Usuarios.

Soporte, tanto para los usuarios como para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo adecuado, del diseño y control de la estructura de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la ayuda directa a usuarios.

Gestión y Administración del Propio Centro de Procesamiento de Datos.

Las funciones de gestión y administración de un centro de procesamiento de datos engloban operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos.

Area Directiva

El área directiva realiza, un alto nivel, las funciones de planeación, organización, administración de personal y control; además de coordinar las actividades de las área que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de información de un organismo.

Un centro de cómputo es una unidad, que proporciona servicios a toda una organización y su área directiva es el enlace principal entre las otras áreas y el centro mismo.

Es en esta área en la que se decide si algunas aplicaciones son factibles de realizar, considerando la relación costo-beneficio y una vez establecido los proyectos, que se encargan de asignar las tareas al personal técnico que se requiera.

Toda su función se enfoca a cumplir los objetivos de la organización a través de la toma de decisiones adecuadas para la automatización de los proyectos.

La persona encargada de esta área debe poseer además de conocimientos técnicos, capacidad gerencial aunada a la habilidad administrativa que requiere un directivo y debe entender los propósitos y metas así como las necesidades de cómputo del organismo y tener capacidad para supervisar personal altamente calificado.

Departamento o Área de Operaciones

Departamento o Área de Operaciones:

Esta área se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de cómputo, manejar los equipos periféricos y vigilar que los elementos del sistema funcione adecuadamente.

En esencial el personal del área operativa se encarga de alimentar datos a la computadora, operar el "hardware" necesario y obtener información resultante del proceso de datos.

Operadores

• Los operadores de computadoras preparan y limpian todo el equipo que se utiliza en el proceso de datos, mantienen y vigilan las bitácoras e informes de la computadora, montan y desmontan discos y cintas durante los procesos y colocan las formas continuas para la impresión.
• También documentan las actividades diarias, los suministros empleados y cualquier condición anormal que se presente.
• El papel de los operadores es muy importante debido a la gran responsibilidad de operar la unidad central de proceso y el equipo periférico asociado en el centro de cómputo.
• Un operador de computadoras requiere de conocimiento técnicos para los que existen programas de dos años de capacitación teórica, pero la práctica y la experiencia es generalmente lo que necesita para ocupar el puesto.

Departamento o Area de Producción y Control

Tanto la Producción como el Control de Calidad de la misma, son parte de las funciones de este Departamento.

Funciones:

• Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de información de los usuarios.
• Usar las técnicas de contrucción de sistemas de información orientadas netamente a la productividad del personal y a la satisfacción plena del usuario.
• Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de acuerdo a metodología establecidas.
• Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a través de medios establecidos formalmente, como el uso de correo electrónico, mensajes relápagos o flash.
• Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuarios.

Departamento o Area de Análisis de Sistemas

Los analistas tienen la función de establecer un flujo de información eficiente a través de toda organización.

Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el teimpo suficiente para realizar el estudio y la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas.

La realización de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o meses dependiendo de la complejidad del problema.

Los proyectos típicos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en el área de cómputo.

Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los requisitos para estos son: educación profesional formal y experiencia práctica, esta última solo se logra después de haber trabajado en el área de programación.

Existen diferentes titulos de analistas: Analista Junior, Aprendiz de Sistemas y Analista Senior que indican diferentes grados de experiencias, entrenamiento y educación. A su vez estos pueden tener todavía más clasificaciones dependiendo del tamaño de la organización, o bien puede haber analistas programadores que realizan tanto la función de analistas como la de programadores, esto indica una doble responsabilidad. Además los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas líder o jefes de análisis.

Departamento o Area de Programación

El grupo de Programación es el que se encarga de elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras, modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente.

Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras.

Así como los analistas, los Programadores pueden clasificarse en: "Programadores Junior" o "Aprendices de Programación" que son personas recién graduadas, personal de operación que demuestra interés en la programación o graduados de escuelas técnicas de computación, "Programadores Senior" son los que ya tienen varios años de experiencia en proyectos grandes.

Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o líder de programación que dirija el trabajo de cada grupo además de establecer y reportar el trabajo del grupo.

Los programadores de sistemas deben tener los conocimientos suficientes del hardware para poder optimizar la utilización del equipo.

Su función es extremadamente técnica y especializada ya que deben seleccionar, modificar y mantener el complejo software del sistema operativo.

Departamento o Área de Implementación

Esta área es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuación a las necesidades de los usuarios.

Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:

• Coordinar con las áreas de sistemas y usuarios la implantación de las aplicaciones.
• Diseñar los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento.
• Validar los nuevos procedimientos y políticas a seguir por las implementaciones de los proyetos liberados.
• Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final.
• elaborar conjuntamente con el área de Programación o Desarrollo, los planes de capacitación de los nuevos usuarios.
• Coordinar la presentación de las nuevas aplicaciones a los usuarios.
• Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida.

Departamento o Áea de Soporte

Área responsable de la gestión del hardware y del software dentro de las instalaciones del Centro de Cómputo, entendiendo por gestión: estrategia, planificación, instalación y mantenimiento.

Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:

• Planificar la modificación e instalación de nuevo software y hardware.
• Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware.
• Dar el soporte técnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado.
• Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinación necesaria para la resolución de los problemas técnicos en su áres.
• Realizar la coordinación con lo técnico del proveedor con el fin de resolver los problemas técnicos y garantizar la instalación de los productos.
• Proponer las notas técnicas y recomendaciones para el uso óptimo de los sistemas instalados.
• Participar en el diseño de la Arquitectura de Sistemas.

Departamento o Area de Teleinformatica

Se encanga de lo siguiente:

• Proporcionar los servicios de mantenimiento, reparación e instalación de los equipos de voz, datos, video.
• Instalar y configurar software y equipo de redes de computadoras y de telecomunicaciones.
• Instalar, configurar y garantizar la seguridad de los servidores, a través de los cuales la Dirección de Servicios de Cómputo proporciona diversos servicios a usuarios y particulares.
• Diseñar e instalar las redes de voz, datos y vídeo.
• Garantizar la operabilidad de las redes de voz, datos y videoconferencia las 24 hrs. del día los 365 días del año.
• Planear el crecimiento y actualización de la infraestructura de red y telecomunicaciones.
• Aplicar herramientas y procedimientos que permitan garantizar la seguridad de la información almacenada en los servidores de correo electrónico e Internet.
• Monitorear los cambios tecnológicos en materia de hardware, software y redes de computadoras., documentando los resultados que se obtengan.
• Realizar estudios de mercado referentes a componentes y refacciones para equipo de cómputo y de telecomunicaciones, que permitan garantizar ventajas en cuanto a precio y calidad.
• Proporcionar asesoría técnica para la adquisición de equipo de cómputo, sistemas operativos y software de seguridad.
• Supervisar la operación del equipo de suministro de energía eléctrica, sistema de enfriamiento, sistemas de respaldos de energía y tierras físicas en las diferentes instalaciones de la Dirección de Servicios de Cómputo.
• Hacer válidas las garantías de equipo de cómputo y de telecomunicaciones ante centro de servicio.
• Instalar conexiones vía módem de usuarios externos.
• Administrar el servicio de telefonía.
• Proponer a la dependencia, la baja de equipo de cómputo y telecomunicaciones, por resultar irreparable.
• Elaborar estadísticas de uso e infraestructura de la red.
• Generar y publicar información del uso y desempeño del Centro de Operación de la Red.
• Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.

Delimitación de Responsabilidades del Personal de las Diferentes Areas

Gerente

Gerente: Persona, con plena capacidad jurídica, que dirigue una empresa por cuenta y encargo del empresario. En esa persona se le encomienda la labor de cuidar, supervisar, controlar, planificar, las personas que bajo su mando están.

Tipos de Gerente

Se ha usado el término gerente para referirse a quien sea responsable de cumplir las cuatro actividades básicas de la administración en el desarrollo de sus relaciones. Una manera de captar la complejidad de la administración es entender que los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organización y de diferentes rangos de actividades dentro de ellas. Después de analizar el nivel y el alcance de diversos tipos de gerencia, sé verá también que diferentes tipos de administración refuerzan diferentes capacidades y roles.

NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN

Gerente de Primera Línea

Las personas responsables del trabajo de las demás, que ocupan el nivel más bajo de una organización, se llama "Gerente de Primera Línea" o "Primer Nivel". Los Gerentes de Primera Línea dirigen a empleados que no son gerentes; no supervisan a otros gerentes. Algunos ejemplos de Gerente de Primera Línea serían el jefe o el supervisor de producción de una planta fabril, el supervisor técnico de un departamento de investigacción y el supervisor de una oficina grande. Con frecuencia; los Gerentes de Primera Línea reciben el nombre de "Supervisores". El director de una escuela también es un Gerente de Primer Nivel, al igual que un manager de un equipo de béisbol de liga mayores.

Gerentes Medios

El término Gerencia Media incluye varios niveles de una organización. Los Gerentes de nivel Medios dirigen las actividades de gerentes de niveles más bajos y, en ocasiones, las de empleados de operaciones. La responsabilidad general de la Gerencia Media es dirigir las actividades que sirven para poner en práctica las políticas de su organización y equilibrar las demandas de sus gerentes y las capacidades de sus patrones. Natalie Anderson es un mando medio; algunos gerentes depende de ella, por ejemplo los editores de producción, a su vez, ella depende de Vladimir.

La Alta Gerencia

La Alta Gerencia está compuesta por una cantidad de personas comparativamente pequeña y es la responsable de administrar toda la organización. Estas personas reciben el nombre de ejecutivos. Establecen las políticas de las operaciones y dirigen la interacción de la organización con su entorno. Algunos cargos típicos de la Alta Gerencia son "Director General Ejecutivo", "Director" y "Subdirector", "Gerentes de proyectos".

Jefe de Area

Como jefe sus funciones serán entre otras: Supervisar a los programadores, checar y analizar los programas antes de ponerlos en uso de la empresa.

Supervisores

En el piso de la planta o en la oficina local los supervisores juegan un papel crítico e importante al proporcionar puntos de vistas sobre cómo funciona el sistema ahora y cómo puede ser estimulado.

Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida.

Características

• Conocimiento del trabajo: Implica que debe de conocer la tecnología de la función que supervisa.
• Conocimiento de sus responsabilidades: Implica que debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa.
• Habilidad para instruir: Necesita adiestrar a su personal para obtener resultados óptimos.
• Habilidad para dirigir: Deberá liderizar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción para lograr credibilidad.

Funciones


Un supervisor tiene cuatro grandes funciones y son:

• Proyectar: Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo.
• Dirigir: Comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que debe empezar buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones sean claras, especificas, concisas y completas.
• Desarrollar: Le impone la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo.
• Controlar: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión.

Capturistas.

Los Capturistas de datos son los primeros es manejar y convertir los datos de su forma original a un formato accesible para la computadora.

Este tipo de personal puede operar diferentes dispositivos del teclado para proporcionar los datos directamente a la computadora. No obstante la importancia del trabajo de los preparadores de datos su educación no requiere una formación técnica formal, un mecanógrafo competente puede adquirir en pocas horas de instrucción especializada las habilidades necesarias para la preparación de datos.

Bibliotecario

Los Bibliotecarios son los que:

• Establecen alianzas con otras instituciones similares a la que pertenecen con el fin de formar grupos más grandes para tener mayor capacidad de negociación y controlar los incrementos de precio de las colecciones o bien enfrentar los presupuestos insuficientes.
• Son los que tiene el poder de negociación con los proveedores de los servicios electrónicos y exigir a éstos el cambio de sus políticas para que resulten más ventajosas para los clientes.
• Analizan los contratos que ofrecen los proveedores de servicios y concientizan a sus autoridades en lo que se está invirtiendo, ya que en la mayoría de los casos los contratos son de arrendamiento de la información y no en la adquisición de la misma.
• Generan análisis de costo-beneficio de los recursos contratados, con el fin de contar con indicadores que les permitan tomar decisiones.
• Tiene una visión integradora de los servicios con el fin de facilitar su consulta.
• Cuenta con estrategias de búsqueda de información en forma óptima, tales como la "Infopragmática".
• Generan, adoptan políticas, normas y estándares internacionales para sus procesos o servicios.
• No es necesario que los bibliotecarios sean expertos en telecomunicaciones, redes de cómputo, programación, etc. Debemos recordar que hay diversos profesionales que dominan esas técnicas y pueden ser valiosos aliados.
• Considerando que el conocimiento no es universal, es decir, no es posible que todos entendamos todo, el bibliotecario deberá concentrar sus esfuerzos en la comunidad de usuarios para la que fue creada la biblioteca. Esto es aplicable tanto para bibliotecas digitales como para las tradicionales.
• Los profesionales de otras áreas que pueden verse relacionados con esta profesión son vistos como enemigos y no como aliados, por lo que es importante cambiar esta percepción.